Ghid e-Factura 2025: Ce Este, Cum Funcționează și Ce Trebuie Să Faci Ca Să Fii Conform

5 iunie 2024

6 minute

Începând cu 1 ianuarie 2025, e-Factura devine obligatorie pentru majoritatea tranzacțiilor comerciale între firme (B2B) și între firme și instituții publice (B2G) din România. Implementarea acestui sistem face parte din procesul național de digitalizare fiscală, inițiat de ANAF, și vizează reducerea evaziunii fiscale, creșterea transparenței și eficientizarea relației dintre contribuabili și stat.

Acest ghid complet îți explică ce este e-Factura, cum funcționează în practică și ce pași trebuie să urmezi pentru a rămâne conform cu legea în 2025. Vei afla cine este obligat să o folosească, ce presupune interacțiunea prin SPV, cum se semnează și transmit facturile în format XML, care sunt termenele limită și ce sancțiuni riști dacă nu te conformezi.

Ce este e-Factura?

Definiție oficială și cadru legislativ

e-Factura este sistemul electronic implementat de ANAF pentru digitalizarea procesului de facturare în România. Este reglementat de Ordonanța de Urgență nr. 120/2021, fiind parte a strategiei naționale de digitalizare fiscală.

Cum funcționează e-Factura?

Sistemul permite transmiterea automată a facturilor în format XML (UBL 2.1) prin Spațiul Privat Virtual (SPV). Odată transmisă, factura este verificată automat de ANAF, arhivată și disponibilă destinatarului.

Avantajele față de facturarea clasică

Confirmare de validare rapidă
Eliminarea erorilor umane în prelucrarea documentelor
Trasabilitate completă și audit ușor
Economii semnificative la nivel administrativ

Cine este obligat să folosească e-Factura în 2025?

Începând cu 2025, utilizarea sistemului național de facturare electronică devine obligatorie pentru majoritatea operatorilor economici din România, indiferent de dimensiunea companiei sau domeniul de activitate. Obligația vizează exclusiv relațiile comerciale în care ambele părți sunt stabilite în România și implică emiterea și transmiterea facturilor exclusiv prin sistemul RO e-Factura.

Categorii vizate de legislație

Sunt obligate să utilizeze e-Factura următoarele categorii de entități economice:

Toate persoanele juridice înregistrate în scopuri de TVA, inclusiv SRL-uri, SA-uri, cooperative și alte forme de organizare legală a afacerilor;
PFA-uri și întreprinderi individuale, dacă desfășoară activitate economică și emit facturi către alte firme sau instituții publice;
ONG-uri (organizații non-profit), în măsura în care oferă servicii sau produse contra cost și sunt implicate în tranzacții comerciale;
Instituțiile publice, în calitate de destinatari de facturi electronice în cadrul relațiilor B2G (Business to Government).

Observație importantă: Indiferent de mărimea companiei sau cifra de afaceri, dacă emiți facturi către firme sau instituții publice, ești obligat să folosești e-Factura 2025. Excepțiile sunt minime și temporare.

Diferențele între tipurile de relații comerciale

Legislația actuală distinge clar între diferitele forme de tranzacții:

B2B (Business to Business) – Toate tranzacțiile între firme stabilite în România trebuie să fie facturate prin sistemul e-Factura
B2G (Business to Government) – Orice furnizor de produse sau servicii către instituții ale statului trebuie să folosească e-Factura
B2C (Business to Consumer) – Pentru vânzările directe către consumatori persoane fizice, e-Factura nu este obligatorie în 2025

Cum se activează și se configurează Spațiul Privat Virtual (SPV)?

Ce este SPV și de ce este necesar pentru e-Factura 2025?

SPV (Spațiul Privat Virtual) este platforma oficială pusă la dispoziție de ANAF pentru comunicarea electronică dintre contribuabili și autoritățile fiscale. Este un portal securizat care permite transmiterea, primirea și consultarea de documente fiscale într-un mod rapid și legal.

Ghid pas cu pas pentru activarea SPV

1. Crearea contului SPV

Accesează platforma oficială: https://pfinternet.anaf.ro
Alege tipul de contribuabil: persoană fizică, persoană juridică sau entitate fără personalitate juridică
Completează toate datele solicitate (CUI/CNP, e-mail, număr de telefon)
Alege metoda de autentificare: cu parolă, certificat digital sau identificare video

2. Validarea identității

Este un pas esențial pentru activarea completă a funcțiilor SPV. Se poate face în trei moduri:

cu certificat digital calificat
prin identificare video online pe site-ul ANAF
sau fizic, la ghișeul ANAF, cu act de identitate și confirmare de date

3. Asocierea certificatului digital calificat

Este necesar pentru semnarea electronică a facturilor și altor documente fiscale
Trebuie obținut de la un furnizor acreditat (ex: DigiSign, CertSign, Trans Sped, Alfasign etc.)
Certificatul trebuie instalat pe calculatorul de lucru și asociat cu contul SPV

Cum se trimit facturile prin e-Factura?

Dacă vrei să trimiți facturi prin e-Factura în 2025, ai două opțiuni clare: fie alegi calea lungă, în care gestionezi manual fiecare pas tehnic, fie folosești o platformă precum Billyou, care face toți pașii automat pentru tine.

Fluxul clasic de trimitere a unei facturi în e-Factura

Pentru cei care aleg să gestioneze procesul manual, fluxul de bază presupune 3 etape esențiale:

1. Generarea facturii în format XML (UBL 2.1)

Se realizează cu un program compatibil cu cerințele ANAF
Factura trebuie construită în formatul standard UBL 2.1
Orice abatere de la formatul impus poate duce la respingerea documentului

2. Încărcarea fișierului XML în SPV

Te autentifici în contul tău SPV cu semnătură digitală
Accesezi secțiunea "Transmitere e-Factura"
Încarci fișierul XML, îl semnezi digital și îl transmiți spre validare

3. Confirmarea și primirea mesajului de validare

ANAF procesează automat fișierul și verifică dacă respectă structura
Primești un mesaj cu succesul transmiterii sau cu erorile detectate
Doar după validare factura este considerată transmisă legal

Sau alegi varianta rapidă: Billyou

Cu Billyou, toate aceste etape se întâmplă automat în fundal:

Creezi factura în interfața intuitivă Billyou
Sistemul o transformă automat în XML, o semnează digital și o trimite către SPV
Primești notificare de validare direct în platformă

Este soluția ideală dacă vrei să eviți complicațiile tehnice și să te ocupi de afacere, nu de birocrație.

Sancțiuni și termene limită oficiale pentru e-Factura 2025

Calendarul de implementare legală

1 ianuarie 2025 – intrarea în vigoare a obligativității transmiterii tuturor facturilor prin e-Factura
1 ianuarie – 31 martie 2025 – perioadă de tranziție fără aplicarea sancțiunilor
1 aprilie 2025 – începe aplicarea efectivă a amenzilor

Amenzi prevăzute de legislație

Persoane juridice mari

Pentru nerespectarea obligației de a transmite factura prin sistemul RO e-Factura:

între 5.000 și 10.000 lei, în funcție de frecvența și gravitatea abaterii
sancțiunile pot fi cumulate cu măsuri corective dispuse de ANAF

Întreprinderi mici, mijlocii și PFA

Firmele mici, mijlocii și PFA-urile pot fi sancționate cu:

amenzi între 1.000 și 5.000 lei
posibilitatea reducerii la jumătate în cazul plății în termen de 15 zile

Soluții software compatibile cu e-Factura 2025

Pe piața locală există mai multe soluții de facturare electronică, dar Billyou se diferențiază prin simplitate, rapiditate și integrare completă cu SPV și e-Factura.

Întrebări frecvente despre e-Factura 2025

Este e-Factura 2025 obligatorie pentru ONG-uri?

Da. Chiar dacă sunt organizații non-profit, ONG-urile sunt obligate să folosească sistemul e-Factura dacă emit facturi pentru bunuri sau servicii contra cost.

Pot trimite facturi fără semnătură digitală?

Nu. Fiecare fișier XML trebuie semnat cu un certificat digital calificat. Semnătura digitală asigură autenticitatea și integritatea documentului.

Trebuie să trimit factura și pe e-mail către client?

Nu. După ce este transmisă și validată în sistemul RO e-Factura, factura devine automat accesibilă clientului în SPV, fără să mai fie necesară trimiterea prin e-mail.

Dacă emit facturi ocazional, trebuie totuși să folosesc e-Factura?

Da. Obligația nu ține cont de frecvență, ci de natura relației comerciale. Chiar dacă emiți o singură factură pe an către o firmă, trebuie transmisă prin e-Factura.

e-Factura pentru freelanceri și profesii liberale

Este necesar pentru contracte punctuale sau ocazionale?

Da. Chiar dacă ești freelancer, consultant sau alt tip de prestator cu activitate fiscalizată, dacă emiți facturi către firme (B2B) sau instituții (B2G), ai obligația să utilizezi e-Factura 2025.

Ce trebuie să știe un freelancer despre e-Factura?

Trebuie să aibă un certificat digital calificat
Trebuie să își creeze cont în SPV ca persoană fizică autorizată
Poate folosi softuri simplificate pentru puține facturi

Ce se întâmplă dacă ești în concediu sau nu poți transmite factura la timp?

Ai un termen limită pentru transmitere?

Da. Facturile trebuie transmise în sistemul e-Factura în maximum 5 zile calendaristice de la data emiterii. În caz contrar, există risc de amendă.

Soluții în cazuri speciale

Poți delega o altă persoană în SPV pentru a transmite în numele tău
Poți pregăti în avans facturile și programa trimiterea
Poți transmite de pe mobil, prin aplicațiile furnizorilor de semnătură digitală

Concluzie

Implementarea e-Factura 2025 reprezintă un pas important în digitalizarea proceselor fiscale din România. Cu instrumentele potrivite și o pregătire adecvată, tranziția poate fi realizată fără dificultăți majore.

Billyou vă oferă toate instrumentele necesare pentru a implementa cu succes sistemul e-Factura, de la generarea automată a facturilor în format corect, până la transmiterea și monitorizarea acestora în relația cu ANAF.